Phần mềm quản lý lịch hẹn Bác sĩ | VTtech Solution

Phần mềm quản lý lịch hẹn - Lịch hẹn nhiều Bác sĩ
1032 | Update: 24/07/2020
Các nguồn phát sinh ra lịch hẹn có thể xuất hiện bất kỳ đâu như zalo, facebook, website, hotline, người giới thiệu, quảng cáo google, lịch hẹn được nhiều nhân viên đặt... Vậy phải làm sao để quản lý và kiểm soát được các lịch hẹn trong ngày hiện tại và tương lai gần. Điều này là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến sự chậm trễ trong việc chăm sóc, phục vụ khách hàng làm mất đi hình ảnh thương hiệu.

Nguyên nhân vì đâu mà việc quản lý lịch hẹn trở nên quan trọng trong việc tiếp đón và điều hành bộ máy công việc tại cơ sở, nhất là các cơ sở làm đẹp như Spa, thẩm mỹ viện và Nha Khoa. Cách quản lý lịch hẹn sao cho hiệu quả và tổng quát nhất, không bị sót hoặc trùng lịch đã đặt.

Rất nhiều Spa, Thẩm mỹ viện, phòng khám Nha Khoa có số lượng khách hàng đến trong một ngày rất đông có thể lên đến cả trăm khách, vậy họ đã xử lý như thế nào? làm sao để xử lý kịp thời gian để khách đến không phải chờ. Tất cả đều được phần mềm ghi nhận và xử lý một cách rành mạch. Một số nguyên nhân dẫn đến "kẹt lịch" sau:

Phần mềm quản lý lịch hẹn

Phần mềm quản lý lịch hẹn khách hàng, lịch làm việc của Bác sĩ chuyên nghiệp

Người quản lý hoặc nhân viên đặt lịch, lễ tân tại cơ sở spa, nha khoa thẩm mỹ không thể nắm rõ được lịch làm việc, lịch hẹn của một cá nhân bác sĩ hay nhiều bác sĩ dẫn đến tình trạng bị chồng lịch hoặc lúc thì trống giờ lúc thì lịch hẹn quá nhiều trong một khung giờ.

Việc đặt lịch hẹn trước cho khách hàng thường hay xuất hiện ở các dịch vụ làm đẹp, phòng khám. Tại đây nhân viên chốt thường book lịch cho khách hoàn toàn phụ thuộc vào thời gian khách hàng rảnh. Điều này kéo theo nhiều hệ lụy và rắc rối không đáng có hơn hết là khách đến nhưng không thể được phục vụ một cách chu đáo.

Tình trạng kẹt lịch của bác sĩ ngày càng nhiều và thời gian bệnh nhân phải chờ đến lượt rất lâu do rất nhiều nguyên nhân: Có thể nhân viên có nghiệp vụ yếu không biết được ca điều trị này kéo dài bao lâu hoặc có thể họ không nắm được lịch làm việc của bác sĩ ngày hôm đó, ngày kế tiếp, trong tuần này... để có thể hẹn chính xác khách hàng đến.

Phần mềm quản lý lịch hẹn chuyên nghiệp

Dựa vào các chỉ số và thời gian trên màn hình quản lý lịch hẹn trong ngày này bạn có thể hoàn toàn chủ động sắp sếp và thiết lặp đặt lịch hẹn cho khách một cách chính xác nhất.

phần mềm quản lý lịch hẹn

Phần mềm quản lý lịch hẹn khách hàng

Trên giao diện phần mềm quản lý lịch hẹn khách hàng này thể hiện rõ các phần sau mà nhà quản lý nào cũng cần nắm bắt rõ cho cơ sở của mình.

#1 Khung giờ

- Thể hiện khung giờ mà khách hàng sẽ đến, xắp sếp tự động theo thứ tự tăng dần, icon ngôi sao thể hiện lịch hẹn này của khách hàng mới đến tư vấn hay khách cũ đến điều trị tiếp.

- Hiện thị tổng số lịch và thời gian giúp bạn kiểm soát và dễ dàng sắp sếp nhân viên, ktv, bác sĩ phục vụ khách hàng.

#2 Mã số khách hàng và SĐT

- Nhấp trực tiếp vào mã số để đến ngay phần hồ sơ của khách hàng này, thao tác tiện lợi dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian. Bằng cách connect Call center vào trực tiếp phần mềm, nhân viên hoặc chăm sóc có thể gọi ngay cho khách hàng bằng một thao tác click chuột.

Mã số khách hàng được cấu tạo từ 2 phần: Tên viết tắt của chi nhánh + hệ số tự sinh. Việc này giúp bạn dễ kiểm soát lịch hẹn này đến từ chi nhánh nào.

#3 Nội dung lịch hẹn

- Nội dung của phần nội dung lịch hẹn này giúp các bác sĩ hoặc nhân viên có thể biết được chính xác khách hàng này được ghi chú những gì quan trọng đến từ người book lịch.

Có 2 loại thường xuất hiện ở đây:

1: Nội dung ghi chú cho khách hàng mới đến tư vấn

2: Nội dung ghi chú cho những vị khách hàng đến điều trị, tái khám, bảo hành

Việc ghi chú này rất có ích và hữu dụng cho người làm việc bước tiếp theo của khách hàng này.

#4 Trạng thái lịch hẹn

- Nếu bạn là nhà quản lý không có mặt trực tiếp tại quầy lễ tân thì bạn có thể nhìn vào màn hình ở phần mềm quản lý lịch hẹn này để biết được khách hàng nào đã đến, khách nào chưa đến.

phần mềm theo dõi lịch hẹn

Theo dõi tình trạn lịch hẹn qua mã màu

Phần mềm còn hổ trợ đổi màu sắc để dễ phân biệt, bạn có thể tự động setup trong phần mã màu lịch hẹn trong phần mềm và không chỉ để người quản lý nắm bắt mà cả các bộ phận khác như telesales hay chăm sóc khách hàng.

Để phần mềm tự động chuyển trạng thái màu thì đòi hỏi lễ tân phải làm nghiệp vụ checkin khách hàng.

#5 Bác sĩ

Phần này cực kỳ quan trọng bởi vì bạn có thể biết được chính xác rằng sẽ có bao nhiêu ca cho bao nhiêu bác sĩ, từ đó sắp sếp thời gian tiếp đón hoặc chủ động nới giản thời gian hẹn ra.

#6 Người đặt hẹn

Trong một chuỗi phòng khám nha khoa, spa thẩm mỹ viện lớn thường có bộ phận telesales chốt khách và đây sẽ là nơi cho bạn biết được lịch hẹn này được telesales nào đặt, cần vấn đề gì liên quan đến khách cần trao đổi thì liên hệ ngay người đặt hẹn.

Tính KPI cho telesales cũng dễ dàng hơn, khi khách mới đến checkin và dùng dịch vụ phát sinh tiền thì KPI của telesales bắt đầu được tính.

Việc quản lý lịch hẹn của các khách hàng một cách khoa học sẽ giúp chủ Spa, Nha Khoa thẩm mỹ tiết kiệm được nhiều nhân lực, vị trí làm việc và rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng từ đó phục vụ khách tốt hơn. Bởi vậy, đây là vấn đề rất quan trọng trong việc kinh doanh dịch vụ spa. Quản lý lịch hẹn khách hàng hiệu quả còn giúp tăng năng suất làm việc, công việc trôi chảy. Khi đã có phần mềm quản lý hẹn rồi thì vấn đề quên nhắc hẹn hoặc trễ hẹn là điều khó có thể xảy ra.

phần mềm quản lý telesales

Hãy thao khảo thêm cách hoạt động của phần mềm quản lý telesales

Phần mềm quản lý lịch làm việc Bác sĩ

Điều này thật quan trọng nếu trong phòng khám Nha Khoa hoặc spa thẩm mỹ có nhiều Bác sĩ làm việc, chưa kể đến là các Bác thuê ngoài. Làm sao để:

Thứ nhất - Quản lý được thời gian làm việc, ca làm việc, lịch hẹn với bệnh nhân để sắp sếp đặt lịch cho khách hàng mới.

Thứ hai - Làm sao nhân viên có thể biết được trong tuần này Bác sĩ A có bao nhiêu lịch hẹn với khách hàng, chiều nay 2h Bác có bận khách hay không?

Thứ ba - Bác sĩ trưởng làm sao có thể biết được công việc của ngày hôm nay của Bác khác để sắp sếp ghế cho phù hợp.

Để trả lời 3 ý trên thì VTtech Solution có 2 giải pháp dành cho bạn:

1. Quản lý lịch hẹn của bác sĩ trên Google Calendar, Google sheet

Sử dụng Calendar, Google sheet  để quản lý lịch làm việc của bác sĩ thường được nhiều người sử dụng vì tính tiện dụng cũng như là realtime đồng bộ của nó.

Người đặt lịch có thể theo dõi được toàn bộ lịch làm việc của các bác sĩ trong ngày, theo tuần, theo tháng. Rất dễ để biết được tình trạng cũng như thời gian trống để đặt lịch hẹn cho khách.

lich làm việc bác sĩ

Quản lý lịch làm việc của Bác sĩ

Quản lý lịch làm việc của bác sĩ theo tuần

Quản lý lịch làm việc của Bác sĩ theo tuần

Người dùng có thể xem lịch làm việc của Bác sĩ theo các định dạng khác nhau để hộ trợ thêm. Phần mềm quản lý lịch làm việc Bác sĩ được xây dựng dựa trên những yêu cầu quản lý hằng ngày tại các phòng khám Nha Khoa hay Spa Thẩm mỹ viện.

Có một vài nhược điểm khi quản lý lịch Bác sĩ theo dạng calendar hay Google Sheet đó chính là: Việc có quá nhiều bác sĩ và khung thời gian đặt hẹn dự kiến rất ngắn rơi vào từ 15phút một lịch tư vấn mới.

2. Quản lý lịch hẹn trên phần mềm

Khi thời gian ngắn mà Bác sĩ lại nhiều, việc theo dõi lịch hẹn của Bác sĩ qua Calendar không được tổng quan lắm. Vì thế VTtech Solution đã tự xây dựng một phiên bản khác trên phần mềm để thay thế và giải quyết vấn đề trở ngại này.

phần mềm quản lý lịch hẹn bác sĩ

Phần mềm quản lý lịch của nhiều Bác sĩ

Dựa vào các khung thời gian và màu sắc thể hiện trên phần mềm nhân viên đặt lịch hẹn có thể biết được và tự sắp sếp lịch hẹn khách cho các Bác sĩ một cách tối ưu nhất, không bị trùng giờ, quên lịch hay để khách chờ đợi lâu.

Để tiết kiệm nhiều thời gian và tăng chính xác việc khách hàng đến đúng giờ có thể kết hợp sử dụng SMS Brandname để tự động nhắc hẹn khách hàng trước 1h hoặc trước 1 ngày tùy bạn cấu hình. Hoặc sử dụng App mobile để gửi nhắc hẹn qua Notification hoàn toàn miễn phí (Cập nhật).

Quản lý lịch hẹn thật sự quan trọng, việc sắp sếp lịch hẹn khách hàng một cách khoa học giúp gia tăng đáng kể chất lượng phục vụ và sự đánh giá hài lòng từ phía khách hàng. Các phòng khám Nha Khoa, Thẩm Mỹ cần một phần mềm để quản lý lịch hẹn kết hợp với CRM khách hàng hãy liên hệ ngay với VTtech Solution để được tư vấn và giải đáp thắc mắc ngay nhé.

Xem thêm: Khách chủ động đặt lịch trên App spa thì giải quyết như thế nào ?

(40/8) 8 lượt đánh giá.

CÔNG TY TNHH VTTECH

Địa chỉ VP: 72 Đường số 11 - KDC Cityland Park Hills - Phường 10 - Gò Vấp - HCM

Cskh: 1900-6627 | Hotline: 09369.444.27

Email: info@vttechsolution.com.vn

  • DMCA.com Protection Status Facebook Youtube