Kinh nghiệm kinh doanh và quản lý tiệm Spa đông khách mỗi ngày

Blog Bài viết

LocNguyen
Ngày Update: 14/03/2022

Mở Spa đã gian nan, để quản lý tiệm spa khi đi vào hoạt động lại càng khó trăm lần. Nghe qua tưởng làm dễ, nhưng khi bước chân vào rồi mới thấy hàng tá công việc cần bạn xử lý.

mở spa kinh doanh

Bài viết hôm nay, VTTech sẽ hướng dẫn các bạn những nghiệp vụ quản lý quán spa bao gồm: cách quản lý spa từ xa, cách quản lý tài chính, cách quản lý nhân viên phục vụ, quản lý thu chi nội bộ, tìm kiếm khách mới và chăm sóc khách cũ.

Thử lên mạng và tìm kiếm keyword: "Sang nhượng Spa" kết quả xuất hiện ra Khoảng 760.000 kết quả (0,75 giây) làm bạn khá bất ngờ vì số lượng thất bại quá nhiều. Đó là những con số biết nói. Sự thật luôn làm bạn phải thất vọng.
Xem thêm: Rủi ro và 16 lý do khiến bạn mở và kinh doanh Spa thất bại

Hãy cùng xem những kinh nghiệm quán lý spa để Spa đông khách mỗi ngày được hé lộ sau đây nhé!


Là phụ nữ, có máu kinh doanh trong người và yêu thích làm đẹp mình đã ấp ủ một giấc mơ mở một tiệm spa nho nhỏ để kinh doanh và thỏa sức đam mê. Ngày khoảng 40-50 khách ra vào là quá ổn.

khách đến spa

40-50 khách một ngày là rất ổn

Kinh nghiệm quản lý Spa để khách đến đông mỗi ngày

Sau giai đoạn chuẩn bị giấy tờ và setup thì cũng đến lúc spa của mình khai trương. Được đúng một ngày khai trương là đông khách và vui vẽ nhất. Mình nghĩ cứ đà này thì sẽ giàu to các bạn ạ.

Nhưng sau giai đoạn khai trương thì là một chuỗi ngày khổ cực, khách đến lưa thưa không đủ cho kỹ thuật viên làm. Rồi cũng bắt đầu từ đó một chuỗi sự việc xảy ra ngoài ý muốn của mình và mình hoàn toàn không biết hướng để xử lý.

Mặc dù lúc trước khi bắt đầu quyết định đầu tư mở spa ra thì mình cũng đã đi học nhiều nơi nhưng chưa có chuyên sâu lắm, chắc cũng vì lý do đó mà mình đã thất bại.


Lang thang trên mạng và than phiền trên Facebook tự dưng lại gặp một người bạn lúc trước nó cũng học chung mình một khóa đào tạo quản lý cấp tốc. Nhưng lại mở trước mình và rất thành công. Để mình kể chi tiết cho các bạn đọc nhé

Giai đoạn đi hỏi

Nằm trong một con hẽm nhỏ ở đường 3/2 - Quận 10, một ngôi nhà được trang trí khá bắt mắt tông màu hợp với thẩm mỹ đương đại. Nếu đem so sánh thì chắc phải nói là nhà mẫu mà các bạn hay vào trung tâm BĐS sẽ gặp.

design spa đẹp

Phòng khách được thiết kế rất hiện đại với phong cách mộc tối giản - Tạo điểm nhấn thư giản cho khách hàng khi ngồi chờ

Phòng chờ spa đẹp

Khi mình đến đây và ngồi chờ nó dẫn đi xem phòng dịch vụ thì có một cảm giác rất thư giản, kiểu như mọi mệt mõi đều tan biến. - Đây mới chính là câu: Đi spa

Với một chút nhạc nhẹ thư giản và mùi thơm của tinh dầu và một vài cuổn tạp chí sắc đẹp và thời trang đặt ngay tại bàn cho khách đọc đở buồn.

Lúc vào thì có chú Bảo vệ rất nhiệt tình dắt xe và hướng dẫn, nói vài câu như đi thư giản đúng không em, với lại chú này có trí nhớ khá tốt. Nhớ cả những vị khách mới đến một lần như mình gặp lúc tới đây.

Mình cũng thắc mắc là sao chú nhiệt tình đến thế thì nó bảo: Tao trả lương gần 12 củ lấy đâu ra mà không nhiệt hả mầy.

- Tôi hỏi: Ủa sao mầy trả lương gì mà cao thế, bảo vệ thôi mà.

hồ sơ khách hàng

Nó nhìn tôi và nói: Thế mầy không biết bảo vệ là người đầu tiên gặp khách à, mầy đi ngân hàng gặp bảo vệ nhiệt tình hướng dẫn abc,xyz rồi mầy ra về có cảm ơn không.... Rồi nếu như nhân viên của mầy phục vụ không tốt, bảo vệ chỉ cần hỏi thăm vài câu là có thể biết chính xác khách hài lòng hay không để mà còn biết cách sửa chửa, thay đổi cách phục vụ... bla bla...

Bảo vệ tao trả lương cao cũng có lý do của tao mà chuyện lương thưởng, cho thêm tao cấm mầy nói với ai, nhân viên của tao mà kể lể lương mình ra với người khác là tao đuổi thẳng cổ. Chú đó như mang đến may mắn cho tao vậy á, mỗi lần tao đến làm việc là y như rằng 7-8 khách đến nối gót.

hồ sơ khách hàng

Bước tới cửa là gặp 2 em lễ tân xin xắn chào hỏi mời nước, bật quạt tiếp đón nồng nhiệt mà cái hay là 2 đứa nó nói chuyện y như là bạn mình chỉ đi đây đi đó á, rất dễ thương, thật thà.

Xong rồi thì mình cũng được nó dắt đi một vòng ngó từ phòng khách, phòng chờ, phòng dịch vụ, phòng nghỉ ngơi của nhân viên...

hồ sơ khách hàng

Từ khi bước chân từ phòng khách đi, mình thấy spa của nó treo đầy tranh ảnh, chữ, slogan kiểu dạng lấy niềm tin cho khách. Rất là hay. Tuy mình chưa làm dịch vụ nhưng nhìn thấy những dòng chữ này cũng làm mình tin tưởng hơn.

Sau một hồi đi dạo thì mình cũng ra quán cafe tâm sự với nó một chút. Mình bắt đầu bla...bla chuyện ra để cho nó nói ra một vài bí quyết để spa đông khách mà mình còn thiếu để về áp dụng cho Spa ở quận 11.

Màn bla...bla... chuyện bắt đầu

Hỏi về việc setup: Mầy đầu tư design hết bao nhiêu vậy?

- Cũng vừa tiền thôi mầy ơi, quan trọng là mầy phải biết cái dịch vụ của mầy đang làm phù hợp với mẫu design như thế nào. Kiểu thư giản thì làm theo phong cách thiền còn kiểu khác thì phải design theo mô tip của nó. Nhưng mà mầy cũng phải tính toán rằng chi phí sao cho hợp lý, nó không quá lớn cũng không quá nhỏ để cân bằng nguồn vốn nhưng vẫn đạt được mục đích. Còn không thì phải nhờ công ty thiết kế họ tính toán, nội thất như thế nào sẽ ra một cục chi phí rồi mầy cân nhắc thôi. Đừng có mà tự design nó không ra cái giống gì đâu bạn à.

Mình: Oke. Mà mầy mua máy móc rồi mỹ phẩm ở đâu ? Máy có cần xịn lắm không ?

- Đương nhiên là xịn rồi, thứ nhất là nó bền có bảo hành, ít lỗi vặt. Hiệu quả đem đến cho khách rõ rệt hơn dòng mấy dỏm mầy à. Chi phí thì tao cũng cân nhắc lắm, đâu có thừa tiền đâu mầy. Mỹ phẩm cũng vậy, tao toàn gối đầu chứ không lấy một cục.

Sao mầy biết chính xác thời gian mà đi lấy mỹ phẩm vậy?

- Nó: Nghe mầy hỏi vậy là tao biết mầy chả có biết gì về quản lý kho rồi. Khi mầy nhập hàng về, mầy phải biết định mức tồn kho của hàng mầy nhập. Ví dụ như này:

  • Định mức 1: 50 cái
  • Định mức 2: 25 cái
  • Định mức 3: 10 cái

Khi nào tới định mức là mầy phải tự mà biết điều phối hàng về. Không thì đến lúc cần, hàng lại không có để mà phục vụ khách. Hiểu chưa?

Làm như vậy thì mầy có thể đem số tiền nhập hàng dư kia đi đầu tư cái khác chẳng hạng là Quảng cáo. Với lại như thể hàng của mầy nó luân chuyển đều không bị cận date. - Học nghiệp vụ quản lý kho đi mầy !

Ok mầy! Vậy giờ để quản lý spa tốt thì quan trọng nhất cái gì mầy ?

Nó bảo rằng khi mở spa thì quan trọng hơn hết là lợi nhuận, nên mầy phải quản lý thu chi nội bộ một cách chặc chẽ để không phải hao hụt tiền bạc.

Bởi lẽ nói tới lui thì tiền cũng vẫn là trung tâm đầu não của quán, không tiền thì không thể duy trì hoạt động của tiệm được.

Mầy có bao giờ bị mất tiền chưa?

Có! Đó là lúc trước thôi bạn à. Tao thường xuyên bị mất và tao cũng biết chính xác là đứa nào, lấy bằng cách nào luôn.

Ủa? Rồi mầy xử lý như thế nào?

Nói thiệt với mầy là lúc trước bé thu ngân tao cũng rất chi là tin tưởng lắm, cứ để nó thu tiền khách hàng một cách thoải mái, tao chỉ đếm số cuối ngày và xem file tổng hợp bằng tay của nó thôi. Nhưng có một ca khách quen lại dễ tính không kiểm tra với lại chị khách đó cũng tin tưởng bé lễ tân nên nó nãy sinh lòng tham kê lên vài triệu. Đến mãi thời gian sau đội chăm sóc khách hàng của tao gọi hỏi thăm thì mới biết là bị kê tiền.

Cũng một phần là do không dùng phần mềm mà chỉ tính tay rồi ghi hóa đơn giấy, không check kỹ nên mới bị mất. Sau này thì không còn nữa.

Lời khuyên dành cho mầy: Hãy tìm một phần mềm quản lý spa nào tốt để loại bỏ đi những trường hợp xảy ra như thế này, hơn nữa mầy cần kiểm soát mọi hoạt động của nhiều bộ phận nữa. Nếu không thì mầy không biết được nhân viên của mầy làm việc ra sao, hiệu quả tới đâu đâu.

Có rất nhiều trường hợp xảy ra việc mất tiền, có thể do chủ quan hoặc vô tình. Mầy nên đầu tư công cụ để kiểm soát việc này. Giờ trên thị trường có nhiều loại phần mềm. Nếu mầy chỉ muốn là tính tiền và kiểm soát bán sản phẩm thì chọn loại bán hàng. Còn mà muốn quản lý luôn một quy trình của nhiều bộ phận, nghĩa là làm việc toàn bộ bằng phần mềm thì có thể tham khảo thêm.

Thu ngân spa

Dễ xảy ra sai sót khi thu ngân vào giờ cao điểm

Đã kinh doanh thì phải có công cụ, phần mềm hỗ trợ chứ cứ làm bằng tay hoặc excel thì không phát triễn mở rộng và kiểm soát được.

Oke, mà mầy, mầy đầu tư luôn phòng markeitng, telesales và cskh luôn hả. Tiền nhiều vậy ???

- Ơ, mầy không đầu tư thì lấy đâu ra khách mới hả mầy, rồi khách cũ ai chăm sóc ??? con này? Tao nhớ mầy cũng đi học khóa đào tạo mở Spa với tao mà ?

Ờ thì tao hỏi cách quản lý như thế nào thôi

Đơn giản mà, có gì khó đâu. Công việc thì mầy phân ra làm 2. Một là giao việc 2 là kiểm tra lại tình trạng nó làm việc.

Phân thế nào? rồi kiểm tra lại làm sao ??? Mình hỏi nó

Có phải là mầy marketing bây giờ ở Facebook, hotdeal, voucher, quảng cáo google, Seo website ... đúng không? Thì mầy phải biết lượng khách hàng ở những kênh đó đem về bao nhiêu, chi phí mầy cho bọn nó là bao nhiêu, khách từ nguồn đó sinh ra bao nhiêu tiền...

Có những con số đó mầy mới tính toán được tỉ lệ hiệu quả mang lại, kênh nào tốt xấu. Chớ mầy thuê ngoài hay mướn tụi nó về làm mà không biết cái gì thì làm sao kiểm soát hả mầy?

Làm sao mầy biết được chính xác là khách tụi nó đem về và có phát sinh ra tiền không?

- Dùng phần mềm! Phòng marketing của tao tìm được khách sẽ tiến hành book hẹn. Khách đến thì bé lễ tân check-in. Mua dịch vụ thì công nợ sẽ phát sinh. Cứ dựa vào luồng quy trình đó thì sẽ biết chính xác độ hiệu quả từ phòng marekting đem về. Mầy sẽ biết được khách hàng này từ đâu ra, họ đi tới đâu, làm gì, trả bao nhiêu tiền... đều được phần mềm kiểm soát.

Có những con số đó mầy mới tính toán được tỉ lệ hiệu quả mang lại, kênh nào tốt xấu. Chớ mầy thuê ngoài hay mướn tụi nó về làm mà không biết cái gì thì làm sao kiểm soát hả mầy?

Đi học một khóa quản trị về Marketing đi, mầy sẽ biết tụi nó làm gì và có thể kiểm soát được công việc của tụi nó, đo lường được hiệu quả. Ok.

Đội chăm sóc khách hàng thì cũng như vậy thôi, nó làm việc trên phần mềm, mọi thao tác, cuộc gọi đều được ghi âm và lưu trữ. Một ngày nó gọi được bao nhiêu cuộc, khách nghe máy và có nói chuyện hay không?... Nhiều lắm mầy ơi. Bởi làm mà không kiểm soát chỉ có lỗ và lỗ thôi.

Tính năng phần mềmCòn về con người ? Mầy quản lý làm sao ?

Đi học một lớp quản trị nhân sự mầy. Nó giúp mầy cách nhận biết một người như thế nào để tìm ra cách đối nhân xử thế...bla bla. Chứ cái này tao cũng không thể nào nói chi tiết được bởi nó thuộc tư duy của mỗi người. Mầy thấy đấy, một người chủ tốt luôn phải lắng nghe và đưa ra công việc sao cho hợp lý, nhân viên tôn trọng và cảm phục. Cái này làm hơi khó ngen.

Chí phí nhân viên spa

Chi phí quản lý nhân viên cũng cần được tính toán 

Một số quy định đặt ra để nhân viên phục vụ tốt hơn, để khách thấy được sự tôn trọng hay nhớ thì mầy có thể áp dụng cách sau:

Dặn dò nhân viên gặp khách thì chào, cười thể hiện sự quan tâm. Mầy thử đến Thế giới di động mà xem, nhân viên gặp khách là chào, cười tươi, thể hiện sự quan tâm cực tốt. Tạo ấn tượng cho khách rất nhiều về cách phục vụ.

Ok !

Tao mua thuốc về làm cho khách mà thấy nó nhanh hết quá mầy ơi. Tháng này so với tháng trước đều bị hụt hàng. Kiểu như xài hao quá hay gì ấy.

Đơn giản thôi mà, Vầy nhé: Cái thuốc mầy mua về ví dụ một tuyp đi. Mà một tuyp này mầy quy định là xài cho 3 lần điều trị, thì cuối tháng sẽ kiểm soát được chênh lệch thôi mà. Biết được cụ thể kỹ thuật viên nào xài hao luôn nhé.

Thật không ? Trong phần mềm có luôn hả ?

Uh mầy. Có hết.

Tìm khách hàng như thế nào mầy ?

- Thì chạy quảng cáo, website, youtube, Facebook, giới thiệu...quá trời cách để kiếm.

Nhưng mà bắt đầu từ đâu mới được ?

- Học thì cũng từ lớp 1 mới đến lớp 12. Cái nào dễ thì cứ làm trước. Mầy gom 1 lúc thì không thể nào làm được nhé.

Mầy thấy bản thân mầy giỏi về gì ? cái gì có thể làm được đầu tiên ?

Facebook nè, nói chuyện với khách nè... có nhiêu á

- Vậy thì bắt đầu từ Facebook, tạo profile xịn xò, uy tín... chia sẽ kiến thức các kiểu rồi tự khắc sẽ có khách.
Mới làm thì không quen, nhưng từ từ sẽ quen nhưng phải chắc kiến thức chứ nói bậy bạ lại đi tong nha Mầy.

Good job

Còn đội telemarketing gọi quảng cáo thì cũng cần phải theo dõi để tính KPI cho chính xác, đo lường hiệu suất làm việc. Từ từ rồi cũng có nhiều khách với thương hiệu thôi nè. Để nghe ghi âm cuộc gọi thì nên dùng Call center, trong phần mềm có tích hợp luôn. Đăng ký với nhà mạng rồi xài thôi.

Làm sao để kích thích khách mua thêm vậy ?

Cái này mầy cần phải tư duy một chút. Mầy đã đọc được câu chuyện kinh doanh của KFC chưa. Nếu chưa thì để tao kể cho mà nghe.

Bán thêm và cho khách so sánh

  • Bán thêm là gì? - là bán thêm dịch vụ đính kèm mà nó có chi phí nhỏ, kèm theo để khách thấy tốt hơn.
  • So sánh là gì? - Nó là cái bảng giá hợp lý nằm ở 3 mức: Nhỏ - Trung bình và Cao

Nghệ thuật bán thêm

Bán thêm sản phẩm - Dịch vụ

Hãy để khách có sự lựa chọn. Bán thêm vậy chứ nó là một khoảng doanh thu không hề nhỏ đâu nhé.

Tư vấn tậm tâm và thật. Có hình ảnh khách đã làm thì càng tốt.

Thiết lập chế độ khách hàng thân thiết

Cập nhật các dịch vụ mới cận liên quan để upsell lại số lượng khách đã đến spa của mầy làm

Túm lại mầy muốn spa của mầy phát triễn mạnh hơn thì cần phải đầu tư thêm kiến thức, thay đổi tư duy và chọn đúng công cụ hỗ trợ.

Giai đoạn bế quan

Sau khi nghe những chia sẽ của nó, mình đã tổng hợp lại như sau:

Để quản lý spa hiệu quả bao gồm các:

  • Quản lý nhân viên - Quy định, chế tài, cách tiếp đón, cách phục vụ
  • Quản lý kho: quản lý hàng tồn, kiểm kê, phân loại, chia nhỏ để kiểm soát chặt chẽ
  • Marketing, telesales: Biết được hiệu quả đem khách về so với số tiền bỏ ra. Kiểm soát quá trình chuyển khách từ phòng marketing đến office
  • Đội chăm sóc khách hàng: Phải biết được cskh làm gì, đã chăm khách hay chưa, gọi khách với những nội dung gì...
  • Thu - chi, tài chính: Kiểm soát chính xác việc này chống tình trạng thất thoát
  • Thiết bị, máy móc: Lựa chọn chất lượng tốt, không ham rẽ mà thiệt thân

Đó chính là công việc của một người quản lý spa phải làm, phải thực hiện để Spa phát triễn mở rộng.

Tự dưng mình tìm thấy kha khá điều bổ ích. Việc của mình là giờ phải xắp xếp lại theo logic và bắt tay vào để thay đổi tình hình kinh doanh hiện tại. Hy vọng là sẽ ổn thôi.

Hết!

Bài viết chia sẽ về một câu chuyện kinh nghiệm và nội dung cần phải biết để quản lý spa hiệu quả hơn. Công việc của người quản lý cũng chỉ xoay quanh các vấn đề trên, quan trọng là mình làm cách nào, có quyết tâm thực hiện hay không. Chúc các Spaer đông khách mỗi ngày !

Có thể bạn quan tâm: