7 bí kíp quản lý công nợ khách hàng trong lĩnh vực spa, nha khoa

7 bí kíp quản lý công nợ khách hàng trong lĩnh vực spa, nha khoa, thẩm mỹ viện
52 | Update: 29/05/2020

Đối với các doanh nghiệp spa, nha khoa, thẩm mỹ viện hiện nay đang là lĩnh vực khá HOT. Tuy nhiên, có nhiều doanh nghiệp rơi vào tình cảnh doanh thu cao nhưng không thấy lợi nhuận nhiều, quy trình vận hành tiết kiệm nhiều chi phí nhưng hiệu quả thấp. Đây chính là nguyên nhân của việc quản lý công nợ không được kiểm soát chặt chẽ. Vậy nên, nếu bạn cũng đang gặp phải tình trạng này thì hãy cùng theo dõi ngay bài viết sau đây để biết cách quản lý, kiểm soát công nợ trong lĩnh vực spa, nha khoa, thẩm mỹ viện hiệu quả.

Công nợ là gì?

Đối với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực spa, nha khoa, thẩm mỹ viện cung cấp các dịch vụ, sản phẩm cho khách hàng, nhà cung cấp nhưng vẫn hoàn thành được chi phí phát sinh sẽ được gọi là công nợ. Ngoài ra, trong hoạt động kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi, ghi nhận chi tiết các khoản công nợ đầy đủ để đảm bảo kiểm soát được tình hình tài chính của công ty hiệu quả nhất.

Công nợ là khoản chi phí thu và chi chưa hoàn thành

Công nợ là khoản chi phí thu và chi chưa hoàn thành

Ngược lại, nếu không quản lý được các khoản chi phí này thì doanh nghiệp của bạn sẽ gặp nhiều rủi ro khi rơi vào tình cảnh quay vòng vốn, dễ khiến độ uy tín của spa giảm sút và thậm chí còn rơi vào vòng xoáy của pháp luật.

Đối với việc quản lý công nợ không phải là điều đơn giản. Bởi vì bạn phải kiểm soát chi tiết về số tiền, chi phí thu được từ khách hàng và chi trả cho nhà cung cấp, hay các khoản tiền phát sinh liên tục với mức giá trị khác nhau. Chính những điều này sẽ khiến các doanh nghiệp không có kinh nghiệm sẽ có mà có thể quản lý được.

Công nợ có mấy loại?

Hiện nay, công nợ được chia thành 3 loại như: Công nợ phải trả, công nợ thu cùng các khoản chi phí phát sinh khác. Cụ thể:

Công nợ được chia thành nhiều loại khác nhau

Công nợ được chia thành nhiều loại khác nhau

  • Công nợ thu từ khách hàng: Đây là khoản chi phí thu được từ việc bán các dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp nhưng chưa thu được tiền về.
  • Công nợ phải trả cho bên phía nhà cung cấp: Các khoản chi phí phải chi trả cho nhà cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa, dụng cụ, dịch vụ, máy móc,… mà doanh nghiệp chưa chi trả tiền.
  • Các khoản chi phí khác: Tiền lương nhân viên, khoản phí thu hộ nội bộ, tạm ứng, chi phí điện nước,…

7 Bí kíp quản lý công nợ khách hàng hiệu quả nên áp dụng

Với những thông tin trên có thể thấy việc quản lý công nợ cực kỳ quản trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Việc tồn đọng nợ quá dài hạn sẽ dễ làm doanh nghiệp bị áp lực lên dòng tiền, đòi hỏi phải tăng dự trữ tiền mặt dễ gây ảnh hưởng tiêu cực trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu và việc kinh doanh.

Vậy nên, để tránh trường hợp này thì các doanh nghiệp spa, nha khoa, thẩm mỹ viện có thể áp dụng những bí quyết sau đây:

Duy trì tốt các mối quan hệ với khách hàng

Mọi người có thể hiểu khách hàng ở đây có thể bao gồm nhà cung cấp, người đến mua hàng cùng sự liên kết của các bộ phận nội bộ của một doanh nghiệp.

Đối với khách hàng, ngoài việc nhắc nhở họ trả nợ đúng hạn thì bạn có thể thông báo các điều kiện được hưởng chiết khấu từ công ty nếu thanh toán đúng kỳ hạn. Ngoài ra, có thể bổ sung các loại chứng từ, chi tiết về sản phẩm để có thể tạo được mối quan hệ thân thiết hơn với khách hàng của mình.

Luôn tạo mối quan hệ tốt với khách hàng của mình

Luôn tạo mối quan hệ tốt với khách hàng của mình

Còn riêng đối với bội bộ công ty thì nên có sự hợp tác giữa phòng kinh doanh và bộ phận kế toán. Bởi vì khi có bất kỳ sản phẩm, hợp đồng nào được bán ra từ kinh doanh sẽ nhanh chóng được ghi nhận và lưu trữ ngay vào hệ thống. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tài chính và tránh thất thoát công nợ thu từ khách hàng hiệu quả.

Gửi hóa đơn nhanh chóng đến khách hàng

Một trong những điều liên quan đến việc quản lý công nợ mà các doanh nghiệp spa, thẩm mỹ viện, nha khoa cần phải chú tâm chính là gửi hóa đơn đến khách hàng nhanh chóng. Bộ phận kế toán công nợ phải kiểm soát, theo dõi chặt chẽ các đơn hàng xuất ra để đảm bảo bên phía khách hàng sẽ nhận được hóa đơn nhanh chóng.

Gửi hóa đơn đến khách hàng nhanh chóng

Gửi hóa đơn đến khách hàng nhanh chóng

Trước và sau khi gửi hóa đơn, nhân viên đảm nhiệm cần phải chủ động thông báo đến khách hàng về hóa đơn được gửi để xác nhận chi tiết. Hỗ trợ việc quản lý khách hàng cũng như các khoản tài chính chi tiết và chặt chẽ hơn.

Kiểm tra lại các khoản thu thường xuyên

Bộ phận kế toán của các doanh nghiệp spa, thẩm mỹ viện, nha khoa nên dành thời gian mỗi ngày để kiểm soát chi tiết thời hạn phải thu của các khoản nợ của khách hàng. Cùng với đó, cần phải đo lường được những khoản phải thu chi tiết thông qua các chỉ số và chủ động lập biên bản báo cáo, xác nhận công nợ khách hàng gửi lên cấp trên.

Theo dõi công nợ thường xuyên

Theo dõi công nợ thường xuyên

  • Một số loại báo báo cần phải thống kê chi tiết là:
  • Bảng tổng hợp công nợ chi tiết cần phải thu.
  • Báo cáo công nợ của từng khách hàng.
  • Báo cáo công nợ của nhân viên.
  • Bảng theo dõi chi tiết các khoản công nợ quá thời hạn.
  • ….

Sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh không chỉ riêng lĩnh vực spa, thẩm mỹ viện, nha khoa nên lập nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau để tiện lợi trong việc thanh toán với khách hàng. 

Sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng để tiện lợi trong việc thanh toán

Sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng để tiện lợi trong việc thanh toán

Bởi vì mỗi khách hàng sẽ sử dụng những tài khoản ngân hàng khác nhau, với tài khoản cùng hệ thống lúc nào cũng sẽ thực hiện thao tác chuyển tiền nhanh hơn, không mất phí dịch vụ nên khách hàng sẽ thích hơn.

Liên hệ khách hàng nhắc kỳ hạn thanh toán nợ

Đối với những khách hàng sắp đến kỳ hạn thanh toán công nợ, hãy liên hệ để nhắc nhở họ. Có một lưu ý nhỏ để quá trình liên hệ diễn ra thành công tốt đẹp, cũng như tạo được sự thân thiện, thoải mái cho khách hàng nên có một kịch bản gọi điện có sẵn.

Liên hệ với khách hàng khi đến hạn thanh toán nợ

Liên hệ với khách hàng khi đến hạn thanh toán nợ

Ngoài ra, không nên gọi điện vào những thời điểm sáng sớm, đầu tuần, đầu tháng hay đầu năm. Vậy đây là khoảng thời gian người kinh doanh khá kiêng kỵ trong việc đòi nợ. Thời gian hợp lý nhất là vào khung giờ 10 – 12h sáng hoặc 2 – 4 giờ chiều.

Duy trì nhật ký thu công nợ

Đối với những trường hợp khách hàng quá hạn nợ, bên bộ phận kế toán – tài chính nên lưu trực tiếp vào nhật ký để tiện theo dõi các lịch sử, các cuộc gọi,… của khách hàng. Điều này sẽ hỗ trợ giúp đánh giá, giải quyết được các vướng mắc khiến khách hàng không thanh toán nợ đúng thời hạn chi tiết.

Xem thêm tại:

Top 5 phần mềm quản lý Spa hiệu quả nhất năm 2020

5 lưu ý “quan trọng” để lựa chọn được phần mềm quản lý spa tốt nhất

5 câu hỏi giúp doanh nghiệp tìm ra phần mềm quản lý Spa tốt nhất

Sử dụng phần mềm quản lý công nợ hiện đại

Ngoài những bí kíp kể trên, các doanh nghiệp spa, thẩm mỹ viện, nha khoa nên sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý thông minh trong thời đại công nghệ hiện nay. Đối với cách quản lý thông qua excel cũng được nhưng phần mềm này vẫn tồn đọng nhiều nhược điểm, khó có thể quản lý chính xác và chi tiết.

Quản lý tài chính, kế toán dễ dàng với phần mềm Vttech

Quản lý tài chính, kế toán dễ dàng với phần mềm Vttech

Vậy nên, để hỗ trợ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, hỗ trợ quản lý công nợ hiệu quả thì phần mềm Vttech là sự lựa chọn hoàn hảo. Đây là một phần mềm quản lý spa, với nhiều tính năng vượt trội trong đó có quản lý công nợ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các bài toán tài chính hiệu quả nhất.

Với phần mềm Vttech, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả các khoản chi phí phải thu hay phải thanh toán định kỳ mà không gặp bất kỳ khó khăn nào. Từ đó, hỗ trợ kiểm soát được dòng tiền của spa hiệu quả, giúp duy trì ổn định việc kinh doanh thuận lợi hơn.

Trên đây là những thông tin giúp mọi người nắm được bí kíp quản lý công nợ trong lĩnh vực spa, nha khoa, thẩm mỹ viện hiệu quả. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn đưa ra được kế hoạch quản lý tài chính hiệu quả hơn, giúp tạo ra lợi nhuận tốt hơn và kiểm soát lượng tiền tốt hơn. Nếu muốn tìm hiểu về phần mềm quản lý spa, nha khoa Vttech hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng.

 

(10/2) 2 lượt đánh giá.

CÔNG TY PHẦN MỀM VTTECH

Add: 72 Đường số 11 - Cityland Park Hills - Phường 10 - Gò Vấp - HCM

Cskh: 1900-6627 | Hotline: 09369.444.27

Email: info@vttechsolution.com.vn

  • DMCA.com Protection Status Facebook Youtube