Thao tác thực hành của Lễ Tân

Thao tác thực hành của Lễ Tân
Update: VTtechSolution

Bộ Phận Lễ Tân

A. Công việc:

Là người trực màn hình lịch hẹn, tiếp nhận khách hàng, tra cứu, cập nhật thông tin liên quan đến khách hàng…

B. Các trường hợp + Thao tác trên phần mềm:

1. Trường hợp khách hàng vãng lai

Thao tác: Vào mục khách hàng -> Tạo mới.

Lưu ý: Đối với nguồn khách hàng vãng lai thì lịch hẹn, giờ hẹn tự động được cập nhật đúng với thời gian khởi tạo. (Bỏ qua khâu checkin vì phần mềm tự hiểu là khách đã bước đến tại chi nhánh).

tạo mới hồ sơ khách hàng

2. Trường hợp khách hàng được giới thiệu

Sau khi lễ tân dùng nghiệp vụ của mình hỏi được thông tin của khách thì có thể tiến hành thao tác:

Cách 1: Ở bước tạo mới khách hàng: Cập nhật nguồn khách hàng là “người giới thiệu”. Tại đây lễ tân sẽ gán đích danh cho khách giới thiệu đến bằng cách click chọn danh sách người giới thiệu bên dưới. Nếu trường hợp không có thì tiến hành khởi tạo người giới thiệu.

người giới thiệu

Bấm vào dấu cộng để tạo mới người giới thiệu

Lưu ý: Có 2 trạng thái giới thiệu: Một là khách hàng giới thiệu khách hàng, Hai là một người broker chuyên nghiệp (Broker chuyên nghiệp sẽ không có MSKH)

tạo người giới thiệu

Khởi tạo người giới thiệu bằng cách check sđt và click chuột vào kết quả mà phần mềm hiển thị.

3. Trường hợp khách hàng đến theo lịch hẹn đã đặt

Lễ tân có thể check thông tin của khách hàng bằng cách:

màn hình lịch hẹn

Màn hình lịch hẹn trong ngày tại 1 chi nhánh

+ Nhìn nhanh tên của khách và thời gian xuất hiện trong màn hình lịch hẹn

+ Trường hợp khách đông, xin số điện thoại và search trên thanh tìm kiếm

+ Cũng tại màn hình lịch hẹn trong ngày này, Lễ tân hoàn toàn có thể thấy được lịch hẹn này cho khách mới đến tư vấn hay là khách đến làm điều trị lần 2 bằng cách:

Để ý: lịch có gắn dấu Sao hay không hoặc Trạng thái của lịch là tư vấn hay điều trị

+ Một vài thông tin khác hiển thị như: Người đặt lịch, nội dung của lịch, dịch vụ mà khách quan tâm

+ Lễ tân có thể được quyền chọn: Ai là người tư vấn cho khách hàng này bằng cách click vào mục tư vấn và chọn tên của tư vấn viên (tư vấn viên cũng có thể tự chọn cho mình)

Thao tác tiếp theo: Checkin khách hàng bằng cách:

Click vào MSKH -> Thanh check in -> Checkin


Một số trường hợp khác. Ví dụ:

Khách hàng gọi điện đến hotline mà lễ tân đang trực muốn hủy lịch/ Đổi lịch/ khách complain

Thao tác: Sau khi kết thúc cuộc gọi thì (Nếu dùng call center thì có thể biết được định danh chính xác thông tin của khách)

+ Nếu khách hàng có lịch hẹn xuất hiện ở màn hình lịch hẹn trong ngày thì click vào nút hủy lịch

+ Nếu khách hàng có lịch ngày hôm sau thì vào hồ sơ của khách đó -> Lịch hẹn -> Sửa đổi lịch hoặc hủy lịch

+ Đổi lịch: Cũng vào hồ sơ -> lịch hẹn -> Tiến hành đổi lịch

+ Trường hợp khách không có lịch hẹn trong tương lai nhưng đến chi nhánh đột xuất

Thao tác:

Tiến hành vào hồ sơ của khách đó -> Lịch hẹn -> Tạo lịch mới -> Checkin

+ Trường hợp khách gọi Hotline complain: Vào hồ sơ của khách -> Tab complain -> Thêm nội dung complain và tình trạng xử lý (khi bạn thêm 1 complain trong đây thì bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ nhận được thông tin và tiếp tục xử lý)

+ Bạn muốn note lại thông tin ghi chú quan trọng của khách hàng:

Vào Hồ sơ -> Tab ghi chú -> Thêm ghi chú -> Save

+ Trường hợp Mẹ dắt con đi dùng chung số điện thoại hoặc nhóm người từ nước ngoài về dung 1 sđt để liên lạc

  • Khi gặp trường hợp này, lúc Lễ tân làm thao tác nhập sđt thì phần mềm sẽ cảnh báo rằng sđt này đã bị trùng. Nếu được phép lưu trùng số thì bạn cứ việc lưu, nếu không được phép thì bạn hay xin lại sđt của khách hàng.

Trường hợp cho lưu trùng số thì: Khi bạn search sđt đó thì sẽ xuất hiện nhiều hồ sơ, điều này không ảnh hưởng đến các chỉ số báo cáo trong phần mềm.

+ Trường hợp Lễ Tân là người tiến hành đặt lịch hẹn tiếp theo cho khách hàng.

Thao tác: Vào hồ sơ -> Lịch hẹn -> Tạo lịch hẹn mới, chọn DVĐT tiếp theo (Lịch hẹn này mặc nhiên sẽ là lịch hẹn điều trị)

Các thao tác thực hành của Lễ Tân được VTtech tối ưu hóa một cách đơn giản nhất nhằm tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót.

Vấn đề khác Dùng thử phần mềm quản lý spa

Bạn có thể yêu cầu VTtech cung cấp một phiên bản demo với đầy đủ tính năng để thao tác trực tiếp và trải nghiệm.

CÔNG TY TNHH VTTECH

MST: 0314760749 - Đăng ký lần đầu ngày 29/11/2017 - Đăng ký thay đổi lần thứ 1 - Ngày 11/03/2020.

Địa chỉ VP: 72 Đường số 11 - KDC Cityland Park Hills - Phường 10 - Gò Vấp - HCM

Cskh: 1900-6627 | Hotline: 09369.444.27

Email: info@vttechsolution.com.vn

zalo