Quá trình lên dịch vụ, bán hàng và thanh toán tại Spa

Quá trình lên dịch vụ và thanh toán
Update: VTtechSolution

Khách hàng

Quản lý toàn bộ thông tin, lịch sử của khách hàng. Mỗi một khách hàng sẽ có một hồ sơ chi tiết thể hiện rõ các thông tin quan trọng.

+ Hỗ trợ quản lý khách hàng theo sơ đồ: Tầng, phòng, giường, ghế.
+ Phân loại khách hàng theo từng nhóm để dễ chăm sóc và tương tác.
+ Ưu đãi chiết khấu riêng cho từng loại khách hàng.
+ Dễ dàng lọc ra danh sách khách hàng theo ý muốn để chăm sóc hoặc remarketing hiệu quả.
+ Định vị nguồn khách hàng.
+ Quản lý người giới thiệu (khách giới thiệu khách hoặc người giới thiệu chuyên nghiệp).
+ Quản lý hình ảnh trước - sau, lưu trữ hình ảnh chung với hồ sơ.
+ Lịch sử dùng dịch vụ và mua hàng, lịch sử chăm sóc của đội chăm sóc khách hàng.
=> Toàn bộ thông tin của khách hàng được phần mềm quản lý và lưu trữ rất cụ thể và chi tiết.

hồ sơ khách hàng

Hồ sơ thông tin của 01 khách hàng được lưu trữ trong phần mềm quản lý spa VTtech


Thao tác bán Dịch vụ

Tiến hành lên dịch vụ hoặc sản phẩm cho khách hàng. Ở màn hình này bạn sẽ thấy được toàn bộ thông tin:

+ Số liệu trình còn lại của khách (Phát sinh khi tiến hành điều trị cho khách. 1 lần tương ứng 1/10), Muốn biết khách đã làm bao nhiêu buổi chỉ cần vào đây để xem.
+ Khách mua bao nhiêu dịch vụ
+ Đổi dịch vụ cho khách hàng (Nguyên tắc đổi dịch vụ)
+ Bán thẻ trả trước
+ Áp dụng CTKM / Voucher
+ Áp dụng dịch vụ miễn phí (vẫn ghi nhận trên hệ thống nhưng không phát sinh công nợ)
+ Tự giảm chiết khấu theo giới hạn cho phép (cài đặt theo từng user, phân quyền)

Chỉnh sửa ngày tạo dịch vụ (Có thể có hoặc không do được phân quyền. Trường hợp này dành cho những khách hàng dùng dịch vụ trước khi áp dụng hệ thống mới vào, để đảm bảo nguyên tắc là có phát sinh dịch vụ có phí thì mới được thu tiền.)

Màn hình dịch vụ khách hàng

Màn hình lên các dịch vụ, sản phẩm cho khách

Chi tiết khi lên một dịch vụ tại spa

Màn hình thể hiện chi tiết khi lên 1 dịch vụ

Tại phần lên dịch vụ cho khách hàng, sẽ có những mục quan trọng mà bạn cần để ý sau:

+ Tính hoa hồng cho tư vấn viên (Tư vấn viên là một người độc lập hoặc là chính kỹ thuật viên tư vấn thêm thành công 01 dịch vụ mới). Bạn có thể chọn nhiều người tư vấn trong một ca.

Lưu ý quan trọng: Phần mềm auto tính hoa hồng của tư vấn theo định mức mà bạn đã cấu hình sẵn cho 1 dịch vụ bất kỳ. Nếu trong trường hợp ca khó có nhiều người tư vấn và số tiền hoa hồng chia cho nhân viên không đều nhau thì vẫn có thể giải quyết được bằng cách:

Vào mục Thanh toán -> chọn Hoa hồng tư vấn -> Tiến hành chia theo số tiền khách đã đóng của dịch vụ.

Khi bạn chọn cách thêm hoa hồng như thế này thì phần tính tự động kia sẽ không còn giá trị. Chắc chắn nhiều spa sẽ gặp phải trường hợp này và đây là cách giải quyết tốt nhất.

+ Tự giảm chiết khấu

Xem khách hàng đã đóng bao nhiêu và còn nợ bao nhiêu thì bạn có thể xem nhanh ở thanh công nợ.

Xem khách có bao nhiêu điểm tích lũy: Qua tab điểm tích lũy và xem. Khi đạt tới số điểm tích lũy thì có thể quy đổi sang thẻ trả trước (với số tiền tương ứng với số điểm).


Quá trình thanh toán

Thực hiện các thao tác thanh toán dịch vụ, thu tiền cọc, thanh toán theo thẻ trả trước, hoàn tiền và in bill cho khách hàng.

Quá trình thanh toán và in bill

Màn hình thanh toán và in bill

1: Thu tiền
Thực hiện thao tác thu tiền từ các dịch vụ đã bán cho khách. Tại đây bạn có thể chỉnh sửa lại số tiền thực tế mà khách đưa.

Thu tiền

Màn hình chi tiết khi thực hiện thu tiền

Tại đây phần mềm cho bạn thu theo nhiều hình thức khác nhau như: tiền mặt, cà thẻ, chuyển khoản.

Ví dụ trường hợp sau: Khách đưa 1.000.000 vnđ tiền mặt và chuyển khoản 5.000.000 vnđ thì bạn tiến hành làm 2 phiếu thu tiền và in ra làm 2 bill cho khách. Như vậy trong mục báo cáo sẽ phân loại rõ có bao nhiêu tiền được chuyển khoản và bao nhiều tiền mặt.

+ Cập nhật lại số tiền mà thực tế khách đưa. Nếu có sản phẩm thì phần mềm sẽ phân loại và cập nhật xuất bán hàng trong kho.
+ Chọn hình thức thanh toán
+ Cập nhật tổng tiền và lưu. Khi lưu phần mềm tự động kết nối mấy in và tiến hành in hóa đơn.

Trường hợp qua ngày mới có thời gian để nhập thì bạn có thể chỉnh sửa ngày tạo thanh toán (Tùy theo user được phân quyền tránh tình trạng khai báo gian)

2. Hoàn tiền

Thao tác: Bấm chọn dịch vụ cần hoàn lại tiền và lưu. Phần mềm sẽ tự động thống kê và hiển thị phần dịch vụ đã hoàn tiền.

3. Hoa hồng tư vấn

Trường hợp ca khó có nhiều người tư vấn thì bạn có thể vào mục này để tiến hành bổ sung thêm người và chia số tiền hoa hồng cho từng người.

4. Hoa hồng giới thiệu

Khi bạn muốn chi hoa hồng cho người giới thiệu. Thao tác như sau:

Vào hồ sơ của khách hàng được giới thiệu -> Chọn thanh toán -> tab hoa hồng giới thiệu -> Chi tiền.

Người giới thiệu

Danh sách người giới thiệu

Số tiền được chi cũng như thời gian chi sẽ được báo cáo trong màn hình quản lý danh sách người giới thiệu.

5. Tiền cọc

Khi khách muốn đóng tiền cọc thì bạn tiến hành thao tác thu tiền cọc tại đây. Khi khách đã đóng tiền cọc và lần sau quay lại làm thì ở mục thanh toán sẽ hỏi bạn có muốn trừ tiền cọc mà khách đã đóng trước đó hay không.

Thu tiền cọc dịch vụ

Thu tiền cọc khách hàng

6. Thanh toán bằng thẻ trả trước

Khi khách đã mua một thẻ trả trước có giá trị tương ứng và muốn dùng nó để thanh toán thay cho tiền mặt thì bạn làm thao tác:

Thu tiền -> Thanh toán bằng thẻ trả trước -> Tiến hành thanh toán


||| Một số lưu ý:

Nếu khách hàng đã thanh toán đủ tiền trong lần đầu tiên, khi khách quay lại lần 2, lễ tân hoặc ktv, bác sĩ chỉ việc qua tab Điều trị thực hiện điều trị và check-out cho khách ra về.

Tất cả các thao tác thực hiện của người nhập trên phần mềm sẽ được lưu tên của user đó, chỉ có người tạo ra mới được phép chỉnh sửa hoặc xóa trong ngày.

Mỗi lần lên một dịch vụ hoặc thu tiền đều được phần mềm liệt kê chi tiết nội dung.

Vấn đề khác Dùng thử phần mềm quản lý spa

Bạn có thể yêu cầu VTtech cung cấp một phiên bản demo với đầy đủ tính năng để thao tác trực tiếp và trải nghiệm.

CÔNG TY TNHH VTTECH

MST: 0314760749 - Đăng ký lần đầu ngày 29/11/2017 - Đăng ký thay đổi lần thứ 1 - Ngày 11/03/2020.

Địa chỉ VP: 72 Đường số 11 - KDC Cityland Park Hills - Phường 10 - Gò Vấp - HCM

Cskh: 1900-6627 | Hotline: 09369.444.27

Email: info@vttechsolution.com.vn

zalo